Έχει γίνει αποδοχή διαχείρισης έργου και έχουν αναρτηθεί στη διαύγεια οι σχετικές διοικητικές αποφάσεις.

Έχει υποβληθεί Συνολικός προϋπολογισμός.

Επιλεξιμότητα δαπάνης.

Έχει εγκριθεί ο ετήσιος προϋπολογισμός του έργου για το τρέχον έτος και η αντίστοιχη έκδοση της Απόφασης Ανάληψης υποχρέωσης ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου ετήσιου προϋπολογισμού.

Υπάρχει διαθέσιμο υπόλοιπο στην αντίστοιχη κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου συνολικού προϋπολογισμού για την κάλυψη της εν λόγω δαπάνης.

Υπάρχει επάρκεια ταμειακών διαθεσίμων.

Προσδιορισμός των αγαθών και υπηρεσιών που είναι απαραίτητα για την εκτέλεση του έργου από τον/την Ε.Υ.

Έλεγχος ότι ισχύουν οι προϋποθέσεις για διενέργεια δαπάνης προμήθειας ή υπηρεσίας (έγκριση προϋπολογισμού, δημιουργία έργου κλπ) από τον/την Ε.Υ.

Επιβεβαίωση ότι η προμήθεια/υπηρεσία εντάσσεται στις δημόσιες συμβάσεις και δεν αφορά άλλη διαδικασία ή δεν ανήκει  σε κάποια από τις  εξαιρέσεις (σε συνεργασία Γραφείου Προμηθειών και Ε.Υ.).

Εντοπισμός κατηγορίας δαπάνης ΓΛΚ που αντιστοιχεί η προμήθεια ή η υπηρεσία από τον/την Ε.Υ.

Σύναψη δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών πραγματοποιείται αυτοτελώς ανά έργο και ανά κατηγορία δαπάνης του εγκεκριμένου προϋπολογισμού.

Υπολογισμός από τον/την Ε.Υ. του ύψος της αντίστοιχης κατηγορίας δαπάνης  για να καθορίσει το είδος της διαδικασίας ανάθεσης :

(α) Για τα μη συγχρηματοδοτούμενα έργα με γνώμονα τον ετήσιο εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου, για το έτος εντός του οποίου ξεκινά η διαδικασία της ανάθεσης και 

(β) Για τα συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα (ΕΣΠΑ, Ταμείο Ανάκαμψης, ΕΛΙΔΕΚ, Ευρωπαϊκά, INTERREG) κατ’ εφαρμογή του εκάστοτε ειδικού κανονιστικού πλαισίου διαχείρισης με γνώμονα τον συνολικό εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου.

• Σύνταξη και Αποστολή αιτήματος προμήθειας και ανάθεσης  από τον/την Διαχειριστή/στρια στο Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις μέσω του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (ΠΑΠΥΡΟΣ).

• Σύνταξη απόφασης απευθείας ανάθεσης από το Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις και υπογραφή αυτής.
•  Ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ από το  Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις και λήψη μοναδικού κωδικού ΑΔΑ.
• Επικοινωνία Ε.Υ. και προμηθευτή για την εξέλιξη της ανάθεσης και την ολοκλήρωση της προμήθειας.
• Πληρωμή προμηθευτή από το Γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών του ΕΛΚΕ.

• Σύνταξη και Αποστολή αιτήματος προμήθειας και ανάθεσης  από τον/την Διαχειριστή/στρια στο Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις μέσω του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (ΠΑΠΥΡΟΣ). Το αίτημα συνοδεύεται από μία (1) μόνο οικονομική προσφορά, το αποδεικτικό αλληλογραφίας πρόσκλησης υποβολής προσφοράς καθώς και τα δικαιολογητικά όπως αναφέρονται στη κείμενη νομοθεσία.

• Σύνταξη απόφασης απευθείας ανάθεσης από το Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις και υπογραφή αυτής.
• Ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ από το Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις και λήψη μοναδικού κωδικού ΑΔΑ.
•  Ανάρτηση της απόφασης από το Γραφείο προμηθειών σε περίπτωση που η δαπάνη είναι ίση των 10.000,00 € άνευ ΦΠΑ.
• Κοινοποίηση της απόφασης στον/στην Ε.Υ. και τον οικονομικό φορέα με ηλεκτρονικό τρόπο.
• Εκτέλεση προμήθειας από τον οικονομικό φορέα  και έκδοση τιμολογίου.
• Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής και Εντολής Πληρωμής από τον/την Διαχειριστή/στρια με ευθύνη του/της Ε.Υ., το οποίο συνοδεύεται από τα παραστατικά του Αναδόχου και αποστολή στο γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών που διενεργεί την πληρωμή..

• Σύνταξη και Αποστολή αιτήματος προμήθειας και ανάθεσης  από τον/την Διαχειριστή/στρια ταυτόχρονα στο Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις & στο Γραφείο Προμηθειών/Συμβάσεις -Διαγωνισμοί μέσω του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (ΠΑΠΥΡΟΣ).
• Προσκόμιση από τον/την Διαχειριστή/στρια τουλάχιστον δύο (2) οικονομικών προσφορών, του αποδεικτικού αλληλογραφίας πρόσκληση υποβολής προσφοράς καθώς και των δικαιολογητικών κατακύρωσης.
• Σύνταξη από το Γραφείο προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις απόφασης οριστικής κατακύρωσης και υπογραφή αυτής.
• Ανάρτηση από το Γραφείο προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ και λήψη μοναδικού κωδικού ΑΔΑ.
• Ανάρτηση από το Γραφείο προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί στο ΚΗΜΔΗΣ .
• Κοινοποίηση της απόφασης από το Γραφείο προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί στον/στην Ε.Υ. και τον οικονομικό φορέα με ηλεκτρονικό τρόπο.
• Κατάρτιση από τον/την Διαχειριστή/στρια και Υπογραφή της Σύμβασης με φροντίδα του/της Ε.Υ. και σύμφωνα με τα Υποδείγματα (ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ (ΑΝΑΛΩΣΙΜΩΝ), ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ, ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ, ΣΧΕΔΙΟ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ_ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ,  ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ en, ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ en)  που έχουν δοθεί από τον ΕΛΚΕ. 
• Ανάρτηση από τον/την Διαχειριστή/στρια στο ΚΗΜΔΗΣ (στοιχείο  κανονικότητας της δαπάνης).
• Εκτέλεση Προμήθειας από τον οικονομικό φορέα  και Έκδοση τιμολογίου.
• Παράδοση συμβατικού αντικειμένου πριν την λήξη της σύμβασης ως απόδειξη τήρησης των συμβατικών υποχρεώσεων του Αναδόχου. Επισημαίνεται ότι σε περίπτωση μη παράδοσης του συμβατικού αντικειμένου εντός του χρόνου που έχει ορισθεί στη σύμβαση, ο Ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος.
• Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής/Εντολής Πληρωμής και Ανάρτηση αυτών στο ΚΗΜΔΗΣ από τον/την Διαχειριστή/στρια  με ευθύνη του/της Ε.Υ.
• Αποστολή Πρωτοκόλλου Παραλαβής/Εντολής Πληρωμής συνοδευόμενο από τα παραστατικά του Αναδόχου στο Γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών που διενεργεί την πληρωμή.                                                                         

Σημείωση : Ως απόδειξη της μη ύπαρξης λόγων αποκλεισμού, των άρθρων 73 και 74 του Ν. 4412/2016 (όπως ισχύει), θα πρέπει να αποστέλλονται και τα κάτωθι δικαιολογητικά μαζί με την προσφορά:

• Υπεύθυνη δήλωση ότι ο προσφέρων δεν έχει καταδικαστεί με αμετάκλητη καταδικαστική απόφαση για κάποιο από τα αδικήματα του α 73 παρ. 1 ν.4412/2016.
• Ασφαλιστική ενημερότητα.
  
• Φορολογική Ενημερότητα.
  
•  Πιστοποιητικό νόμιμης εκπροσώπησης (σε περίπτωση μη ατομικής επιχείρησης).
• Πιστοποιητικό/βεβαίωση του οικείου επαγγελματικού ή εμπορικού μητρώου.

Για προμήθειες/υπηρεσίες από φορείς του εξωτερικού (άρθρο 251 Ν.4957/2022) οι φορείς της αλλοδαπής εξαιρούνται από την υποχρέωση προσκόμισης φορολογικής, ασφαλιστικής ενημερότητας και αποσπάσματος ποινικού μητρώου.

• Σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών και τεκμηρίωση αυτών από τον/την Ε.Υ. και καθορισμός του Κριτήριου Επιλογής του Αναδόχου : α) Πλέον συμφέρουσα προσφορά βάσει χαμηλότερης τιμής ή β) Πλέον συμφέρουσα προσφορά βάσει βέλτιστης σχέσης ποιότητας- τιμής. 
• Σύνταξη Αίτησης Προμήθειας   από τον/την Διαχειριστή/στρια του Ινστιτούτου που υπογράφεται  από τον ΕΥ και  συνοδεύεται από τις τεχνικές προδιαγραφές και την τεκμηρίωση αυτών.
• Ανάθεση Αίτησης Προμήθειας από τον/την Διαχειριστή/στρια ταυτόχρονα στο Γραφείο Προμηθειών/ Απευθείας Αναθέσεις & στο Γραφείο Προμηθειών/Συμβάσεις -Διαγωνισμοί του ΕΛΚΕ μέσω του ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου (ΠΑΠΥΡΟΣ).
• Σύνταξη και Ανάρτηση της Απόφασης Προκήρυξης Διαγωνισμού στη Διαύγεια και στο ΚΗΜΔΗΣ ως εγκεκριμένο αίτημα από το Γραφείο Προμηθειών / Συμβάσεις -Διαγωνισμοί.
• Δημιουργία Διαγωνισμού στη πλατφόρμα του ΕΣΗΔΗΣ από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί.
• Προετοιμασία των Τευχών Διακήρυξης από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί.
• Δημοσίευση της Διακήρυξης και της Περίληψης αυτής από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ, στο ΚΗΜΔΗΣ, στη πλατφόρμα του ΕΣΗΔΗΣ και στην ιστοσελίδα του ΕΚΕΦΕ “Δ” με προθεσμία υποβολής προσφορών τουλάχιστον 15 ημερών. 

Σημείωση : Εφόσον απαιτείται πριν τη δημοσίευση διενεργείται προδιακηρυξιακός έλεγχος του φακέλου από τη Διαχειριστική αρχή.

• Συγκρότηση (πριν την ημερομηνία αποσφράγισης) κατόπιν εισηγήσεως του/της Ε.Υ. Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού με απόφαση Προέδρου του ΔΣ του Κέντρου και Ανάρτηση της απόφασης στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 
• Ηλεκτρονική αποσφράγιση και αξιολόγηση των προσφορών από την Επιτροπή του Διαγωνισμού, σύμφωνα με τα κριτήρια ανάθεσης της διακήρυξης, την ημέρα και ώρα που έχει οριστεί στη διακήρυξη.
• Σύνταξη Πρακτικού Αξιολόγησης Τεχνικών Προσφορών (1ο Στάδιο) από την Επιτροπή και Ανάρτηση αυτής στην πλατφόρμα ΕΣΗΔΗΣ.
• Σύνταξη απόφασης από το από το Γραφείο Προμηθειών/Συμβάσεις-Διαγωνισμοί και υπογραφή αυτής, σχετικά με τα αποτελέσματα του σταδίου τεχνικής αξιολόγησης. Αποδοχή ή μη των τεχνικών προσφορών.
• Άμεση ηλεκτρονική ενημέρωση των συμμετεχουσών εταιριών για τα αποτελέσματα της τεχνικής αξιολόγησης μέσω της πλατφόρμας του ΕΣΗΔΗΣ και για την ημερομηνία  αποσφράγισης οικονομικών προσφορών.
• Ηλεκτρονική αποσφράγιση και αξιολόγηση οικονομικών προσφορών από την Επιτροπή του Διαγωνισμού την ημέρα και ώρα που έχει καθοριστεί.

Σημείωση : Αν το κριτήριο ανάθεσης είναι η χαμηλότερη τιμή, αποσφραγίζονται την ίδια ημέρα, η οποία ορίζεται στη διακήρυξη, οι τεχνικές και οι οικονομικές προσφορές. 

• Σύνταξη Πρακτικού Αξιολόγησης Οικονομικών Προσφορών (2ο Στάδιο) από την Επιτροπή και ανάρτηση στην πλατφόρμα ΕΣΗΔΗΣ.
  
• Σύνταξη από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις-Διαγωνισμοί απόφασης σχετικά με τα αποτελέσματα του σταδίου οικονομικής αξιολόγησης. 
• Υποβολή δικαιολογητικών κατακύρωσης από τον προσωρινό ανάδοχο μέσω της λειτουργικότητας του ΕΣΗΔΗΣ.
• Υποβολή δικαιολογητικών κατακύρωσης από τον προσωρινό ανάδοχο εμπρόθεσμα. 
• Αποσφράγιση και έλεγχος των δικαιολογητικών κατακύρωσης από την επιτροπή. 
• Σύνταξη Πρακτικού Αξιολόγησης Δικαιολογητικών Κατακύρωσης (3ο Στάδιο) από την επιτροπή και ανάρτηση αυτού στην πλατφόρμα ΕΣΗΔΗΣ .
• Σύνταξη απόφασης οριστικής κατακύρωσης από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί στην οποία ενσωματώνεται η απόφαση έγκρισης του πρακτικού κατάταξης των προσφερόντων και ανάδειξης προσωρινού αναδόχου και ανάρτηση αυτής στο ΚΗΜΔΗΣ. 

Σημείωση : Σε αυτό το στάδιο εφόσον απαιτείται, διενεργείται προσυμβατικός έλεγχος του φακέλου από τη Διαχειριστική αρχή. 

• Σύνταξη σύμβασης από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί, υπογραφή αυτής από τα εμπλεκόμενα μέρη.
• Ανάρτηση από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί της σύμβασης στο ΚΗΜΔΗΣ και Διαβίβαση αυτής στους συμβαλλόμενους.
• Ολοκλήρωση διαγωνισμού στην πλατφόρμα ΕΣΗΔΗΣ από το Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί.
• Συγκρότηση Επιτροπής Παραλαβής/Παρακολούθησης της σύμβασης με ενέργειες του γραφείου Γραφείου Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί.

Σημείωση : Η Επιτροπή Παραλαβής της σύμβασης είναι αρμόδια να παρακολουθεί την ορθή εκτέλεση της σύμβασης και την έγκαιρη παράδοση των συμβατικών αντικειμένων ή υπηρεσιών. Η παράδοση του συμβατικού αντικειμένου πρέπει  να πραγματοποιείται πριν την λήξη της σύμβασης ως απόδειξη τήρησης των συμβατικών υποχρεώσεων του Αναδόχου. Σε περίπτωση μη παράδοσης του συμβατικού αντικειμένου εντός του χρόνου που έχει ορισθεί στη σύμβαση, ο Ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος.

• Σύνταξη Πρωτοκόλλου Παραλαβής/Εντολή Πληρωμής από τον/την Διαχειριστή/στρια, με ευθύνη της Επιτροπής Παραλαβής, συνοδευόμενο από τα παραστατικά του Αναδόχου και διαβίβαση στο Γραφείο Προμηθειών/ Συμβάσεις -Διαγωνισμοί το οποίο το αναρτά στο ΚΗΜΔΗΣ και στη συνέχεια το Γραφείο Οικονομικών Συναλλαγών  διενεργεί την πληρωμή. 

Στον Ανοικτό  Ηλεκτρονικό Διαγωνισμό  άνω των ορίων για Προμήθειες και Παροχή Υπηρεσιών ακολουθείται η διαδικασία του Ανοικτού  Ηλεκτρονικού Διαγωνισμού κάτω των ορίων. Πέραν των ως άνω,  η Διακήρυξη και η Περίληψη αυτής δημοσιεύεται από το Γραφείο Προμηθειών/Συμβάσεις-Διαγωνισμοί στο πρόγραμμα ΔΙΑΥΓΕΙΑ, στο ΚΗΜΔΗΣ, στο ΕΣΗΔΗΣ, στο SIMAP (Ηλεκτρονικό Σύστημα Δημοσίευσης Διαγωνισμών στην Ευρωπαϊκή Εφημερίδα) και στην ιστοσελίδα του ΕΚΕΦΕ “Δ” ενώ τίθεται προθεσμία υποβολής προσφορών τουλάχιστον 35 ημερών. 

Εφόσον απαιτείται πριν την υπογραφή του συμφωνητικού διενεργείται προσυμβατικός έλεγχος του φακέλου από τη Διαχειριστική αρχή και το Ελεγκτικό Συνέδριο (Ν.4700/2020). 

Περαιτέρω λεπτομέρειες που αφορούν τη διαδικασία ανάθεσης προμηθειών/ υπηρεσιών (προθεσμίες, δικαιολογητικά, προϋποθέσεις κ.ο.κ) αναγράφονται στον ν. 4412/2016 (Α’ 147), όπως ισχύει, και στον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ. 

• Η/Ο Ε.Υ. ελέγχει ότι ισχύουν οι προϋποθέσεις για διενέργεια δαπάνης προμήθειας ή υπηρεσίας.

• Η/Ο Ε.Υ. επιβεβαιώνει στην εντολή πληρωμής ότι η προμήθεια/υπηρεσία εμφανίζεται στην παρακάτω λίστα και δεν εντάσσεται στις δημόσιες συμβάσεις κατά την έννοια του Ν.4412/2016.
  

• Συμμετοχή σε συνέδριο / διαγωνισμούς.
• Δημοσιεύσεις άρθρων σε επιστημονικά περιοδικά.
• Συνδρομές σε ερευνητικό φορέα, σε επαγγελματικές, επιστημονικές και λοιπές οργανώσεις.
• Εισιτήρια σιδηροδρομικής μεταφοράς (ΤΡΑΙΝΟΣΕ) και Μετρό στα πλαίσια εξόδων φιλοξενίας.
• Τηλεφωνικές υπερβάσεις.
• Δαπάνες Κοινοχρήστων.
• Παράβολα.
• Έξοδα χρηματοοικονομικής διαχείρισης (τραπεζικά έξοδα).
• Συνδρομές/τέλη για την κατοχύρωση δικαιωμάτων πνευματικής/διανοητικής ιδιοκτησίας.
• Δαπάνες ύδρευσης.
• Αυτοτιμολόγηση (εκδότης του παραστατικού του ΕΚΕΦΕ “Δ” π.χ. τιμολόγιο ενοικίασης αίθουσας, κόστος εγγραφής σε συνέδριο που διοργανώνεται στο πλαίσιο έργου που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ).
• Μίσθωση ακινήτων.
• Συνδρομές σε βάσεις δεδομένων.

ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ (ΑΝΑΛΩΣΙΜΩΝ)

ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ

ΣΧΕΔΙΟ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

ΣΧΕΔΙΟ ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ_ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ

ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ en

ΔΗΜΟΚΡΙΤΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ en

ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 1_ΤΕΧΝΙΚΗ ΠΡΟΣΦΟΡΑ

ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 2_OIKONOMIKH ΠΡΟΣΦΟΡΑ

ΠΡΑΚΤΙΚΟ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ 3_ΚΑΤΑΚΥΡΩΣΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ

ΑΙΤΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑΣ KΑΙ ΑΝΑΘΕΣΗΣ

ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ