Συντάσσεται από τον Ε.Υ. Αίτημα Απαλλαγής ΦΠΑ προς τη ΔΟΥ, στο οποίο αναγράφονται κατ’ ελάχιστο τα κάτωθι: βασικά στοιχεία του έργου από το οποία θα γίνει η χρηματοδότηση, πληροφορίες για την εκπαιδευτική δραστηριότητα (τόπος και χρόνος διεξαγωγής, αριθμός συμμετεχόντων, κόστος ανά συμμετέχοντα, φύση δαπανών). Το αίτημα υποβάλλεται  μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ προς τον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ προκειμένου να διαβιβαστεί προς τη Δ.Ο.Υ.

Προσοχή

Απαιτείται τεκμηρίωση του αιτήματος απαλλαγής ΦΠΑ βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας.

Με το άνοιγμα του έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ μεταφρασμένο το Grant Agreement του έργου/προγράμματος στην Ελληνική Γλώσσα.

Υποβάλλεται Αίτηση Προμήθειας και Ανάθεσης προς τον ‘ΕΛΚΕ Ανάληψη Υποχρέωσης Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ με την ένδειξη Διαδικασία Απαλλαγής Φ.Π.Α : «ΝΑΙ» στην οποία επισυνάπτεται η αναλυτική προσφορά του προμηθευτή και το Grant Agreement του έργου/ προγράμματος μεταφρασμένο στην Ελληνική Γλώσσα ως προς τους Οικονομικούς Όρους.

Οι διατάξεις της ΠΟΛ.1128/97 για την απαλλαγή από το ΦΠΑ, εφαρμόζονται κατά την προμήθεια μηχανολογικού ή λοιπού εξοπλισμού και την παροχή υπηρεσιών που αφορούν την εγκατάσταση του εξοπλισμού και την αγορά λογισμικού, οι οποίες είναι απαραίτητες για την εκτέλεση της σύμβασης, κατά το ποσοστό που συμμετέχει στη χρηματοδότηση του προγράμματος η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Εφόσον πληρούνται τα οριζόμενα στην ΠΟΛ1128/1997, αποστέλλονται τα σχετικά έγγραφα από το Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης- Λογιστικής του ΕΛΚΕ στην αρμόδια για την απαλλαγή Δ.Ο.Υ.

Μετά την έγκριση της απαλλαγής του ΦΠΑ πραγματοποιείται η τιμολόγηση από τον προμηθευτή και το τιμολόγιο προσκομίζεται το συντομότερο στο Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης – Λογιστικής με σκοπό υποχρεωτικά εντός (1) μήνα από την έκδοση του να μεταβιβάσει αντίγραφο του στην αρμόδια Δ.Ο.Υ.

Τέλος, υποβάλλεται Υπηρεσιακό Σημείωμα Έναρξης Καλής Λειτουργίας Εξοπλισμού προς τον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ με το οποίο γνωστοποιείται ο χρόνος έναρξης χρησιμοποίησης των επενδυτικών αγαθών. Η γνωστοποίηση από το Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης – Λογιστικής προς την αρμόδια Δ.Ο.Υ.  πρέπει να γίνει εντός 10 ημερών από την έναρξη χρησιμοποίησης των επενδυτικών αγαθών.

Προσοχή

Η διαδικασία απαλλαγής ΦΠΑ, εφαρμόζεται για την προμήθεια μηχανολογικού ή λοιπού εξοπλισμού και την παροχή υπηρεσιών που αφορούν την εγκατάσταση του εξοπλισμού και την αγορά λογισμικού, οι οποίες είναι απαραίτητες για την εκτέλεση της σύμβασης, κατά το ποσοστό που συμμετέχει στη χρηματοδότηση του προγράμματος η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Στο ποσοστό που δεν συμμετέχει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αλλά χρηματοδοτείται από το Δημόσιο ή από άλλο φορέα εμπεριέχεται κανονικά ΦΠΑ.

Σημείωση: Σε περίπτωση μη τήρησης των ως άνω υποχρεώσεων γνωστοποίησης προς τη Δ.Ο.Υ. προβλέπεται η επιβολή προστίμων σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 7 της ΠΟΛ 1128/08-04-1997.

Αποστολή Υπηρεσιακού Σημειώματος από τον/την Ε.Υ. για έκδοση Εγγυητικής Επιστολής στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ.

Προσοχή

• Συμπληρώνεται άμεσα την ημέρα κοινοποίησης της Απόφασης Ανάθεσης.
• Συνημμένα έγγραφα : Απόφαση Ανάθεσης, δείγμα της Σύμβασης εφόσον υπάρχει και Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής.

Αποστολή της αίτησης έκδοσης Εγγυητικής Επιστολής στην Τράπεζα με συνημμένα όλα τα σχετικά έγγραφα.

Επιστροφή από την Τράπεζα Υποδείγματος Εγγυητικής Επιστολής και έλεγχος αυτής.

Υπογραφή Νομίμου Εκπροσώπου.

Σύνταξη ‘Σύμβασης για την έκδοση Εγγυητικής Επιστολής’ και ‘Σύμβασης Ενεχυρίασης Κατάθεσης’, υπογραφή από τον/την νόμιμο εκπρόσωπο και αποστολή στην Τράπεζα για έκδοση Εγγυητικής επιστολής.

Παραλαβή Εγγυητικής Επιστολής και Παράδοση στον/στην Ε.Υ. από το Γραφείο του Λογιστηρίου.

Αποστολή “ΕΝΤΟΛΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΛΚΕ” στο “Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστήριο Επικεφαλής” μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ.

Προσοχή 

• Συμπλήρωση όλων των απαραίτητων στοιχείων: Έργο, Ποσό, Είδος Τιμολογίου, Πλήρη Στοιχεία Δικαιούχου, Αιτιολογία Παραστατικού, Άλλη Πληροφορία.
  Σημείωση: Στο πεδίο “Άλλη Πληροφορία” αναγράφονται πλήρη στοιχεία επικοινωνίας με τον πελάτη ή/και το εργαστήριο.
• Υπογραφή από τον/την Ε.Υ. του Έργου.
• Έκδοση του παραστατικού.
• Παραλαβή Παραστατικού (πρωτότυπο και αντίγραφο) από τον Ε.Υ.

Σημείωση: Η εντολή συνοδεύεται με τα απαραίτητα ανά περίπτωση δικαιολογητικά, τα οποία δύναται να αποσταλούν και με ηλεκτρονικό μήνυμα εφόσον δεν χρειάζονται τα πρωτότυπα.

(Επικαιροποίηση 01/09/2026)

Για την καλύτερη παρακολούθηση της οικονομικής διαχείρισης των έργων, σας ενημερώνουμε ότι από 01.10.2026, θα εφαρμοστεί νέα διαδικασία αναφορικά με τη διαχείριση του ΦΠΑ που προκύπτει από την τιμολόγηση των πελατών των έργων που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ. Παράλληλα, εφεξής, ο συμψηφισμός του ΦΠΑ θα πραγματοποιείται σε μηνιαία βάση, αντί της ετήσιας διαδικασίας που εφαρμοζόταν έως σήμερα. Με τον τρόπο αυτό, οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι θα έχουν πιο έγκαιρη και σαφή εικόνα της πραγματικής ταμειακής κατάστασης των έργων τους.

Η νέα διαδικασία αποσκοπεί στη διασφάλιση ότι το ποσό του ΦΠΑ που προκύπτει από την έκδοση του κάθε τιμολογίου, θα είναι εγκαίρως διαθέσιμο για την απόδοσή του, χωρίς να απαιτείται η κάλυψή του από την ρευστότητα του ΕΛΚΕ.

Πιο συγκεκριμένα:

Με την έκδοση ενός τιμολογίου, το ποσό του ΦΠΑ που αναλογεί σε αυτό θα δεσμεύεται από το ταμειακό υπόλοιπο του έργου που αφορά και θα μεταφέρεται στο έργο Ε-12933, με τίτλο «Διαχείριση Φ.Π.Α. έργων που υλοποιούνται στον ΕΛΚΕ του ΕΚΕΦΕ «Δ»».

Το έργο Ε-12933 διαθέτει μοναδικό τραπεζικό λογαριασμό, μέσω του οποίου θα πραγματοποιείται η πληρωμή του ΦΠΑ.

Ως εκ τούτου το ποσό του ΦΠΑ δεν θα θεωρείται διαθέσιμο για άλλες ανάγκες του έργου.

Ένα απλό παράδειγμα

Στο πλαίσιο ενός έργου εκδίδεται τιμολόγιο:

Από το ταμειακό διαθέσιμο του έργου θα δεσμευτεί το ποσό των 240 € που αφορά το ΦΠΑ και θα μεταφερθούν στο έργο  Ε-12933, προκειμένου ο ΦΠΑ να αποδοθεί.

Συνεπώς, ο επιστημονικός υπεύθυνος του έργου, θα πρέπει να υπολογίζει ότι τα 240 € προορίζονται για την απόδοση του ΦΠΑ.

Σημείωση: Σε περίπτωση έκδοσης πιστωτικού τιμολογίου, η διαδικασία θα είναι αντίστροφη. Το ποσό του ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο πιστωτικό τιμολόγιο θα μεταφέρεται από το έργο 12933 στο αντίστοιχο έργο, με αποτέλεσμα να αυξάνεται αντίστοιχα το διαθέσιμο ταμειακό του υπόλοιπο.

Εάν το έργο δεν διαθέτει επαρκές ταμειακό υπόλοιπο για να καλυφθεί ο ΦΠΑ του τιμολογίου, θα πρέπει πριν από την έκδοση του τιμολογίου ο επιστημονικός υπεύθυνος να μεριμνά προκειμένου να εξασφαλιστεί η απαραίτητη ταμειακή διευκόλυνση.

Η ταμειακή διευκόλυνση μπορεί να πραγματοποιείται από άλλο έργο του ίδιου Επιστημονικού Υπευθύνου ή του οικείου Ινστιτούτου, στο ύψος του απαιτούμενου ποσού ΦΠΑ.

Για τον λόγο αυτό, παρακαλούμε να λαμβάνεται υπόψη το διαθέσιμο ταμειακό υπόλοιπο του έργου κατά τον προγραμματισμό της τιμολόγησης.

Παράλληλα, από 01.10.2026, ο συμψηφισμός των ποσών ΦΠΑ θα πραγματοποιείται σε μηνιαία βάση.

Η αλλαγή αυτή γίνεται κυρίως για τη διευκόλυνση των Επιστημονικών Υπευθύνων, καθώς θα παρέχει πιο έγκαιρη και σαφή εικόνα των ταμειακών διαθεσίμων των έργων τους. Δηλαδή, θα γνωρίζουν πιο έγκαιρα το ποσό που επιστρέφεται στο έργο από τον συμψηφισμό του ΦΠΑ των δαπανών του.

Συνοπτικά: Με την έκδοση τιμολογίου, ο ΦΠΑ δεσμεύεται και μεταφέρεται στο έργο 12933, ενώ μέσω του μηνιαίου συμψηφισμού ο ΦΠΑ των δαπανών επιστρέφεται στο έργο, ώστε να υπάρχει πιο έγκαιρη και σαφής εικόνα των πραγματικά ταμειακών διαθέσιμων του.

• Αποστολή Υπηρεσιακού Σημειώματος από τον υπάλληλο ή/και συνεργάτη του Κέντρου ο οποίος ζητά να ενημερωθεί για τα πάγια με τα οποία είναι χρεωμένος στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’.

Προσοχή

• Υπογράφεται από τον/την αιτών/ουσα και από τον/την Διαχειριστή/στρια του Ινστιτούτου ή της Οργανικής Μονάδας.
• Αποστολή της σχετικής λίστας, ύστερα από επεξεργασία στον/στην ενδιαφερόμενο/νη.

• Αποστολή Εντύπου Αποχρέωσης Πάγιου Εξοπλισμού στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’, από τον/την χρησιούχο παγίων ο οποίος επιθυμεί λόγω συνταξιοδότησης, ή για οποιαδήποτε άλλη αιτία να αποχρεωθεί το/τα πάγια με τα οποία είναι χρεωμένος/-νη.
• Στο έντυπο θα πρέπει να αναγράφεται ο αριθμός του έργου και τα αναλυτικά στοιχεία του πάγιου εξοπλισμού.
• Το έντυπο θα πρέπει να φέρει υπογραφή από τον/την προηγούμενου/η χρησιούχο,τον/την νέου/α χρησιούχο,τον/την Διαχειριστή/στρια του Ινστιτούτου ή της Οργανικής Μονάδας, τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου/Διεύθυνσης και τον/την Επιστημονικό/ή Υπεύθυνο.

Επικαιροποιημένο στις 10/07/2026

• Κάλεσμα από το γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης –Λογιστικής του ΕΛΚΕ ,  μέσω mail, στους Διαχειριστές των Ινστιτούτων να σταλεί αίτημα μέσω Παπύρου για την αποστολή με  λίστες παγίων ανά Ινστιτούτο προκειμένου να  ελεγχθούν τα ακατάλληλα και μη επισκευάσιμα πάγια προς καταστροφή.
• Συγκρότηση τριμελούς επιτροπής ανά Ινστιτούτο ,με απόφαση ΔΣ, καταρτιζόμενη από τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου και 2 ακόμα μέλη του Ινστιτούτου.
• Συλλογή των παγίων προς καταστροφή με τον αντίστοιχο κωδικό που αναγράφεται στην κατάσταση που έχει κοινοποιηθεί από το αρμόδιο γραφείο του ΕΛΚΕ.
• Αιτιολογημένη γνωμοδότηση προς το Δ.Σ., συνοδευόμενη από την αναλυτική κατάσταση των προς καταστροφή παγίων.
• Έπειτα από την έγκριση του Δ.Σ. ακολουθεί αντίστοιχη  απόφαση Δ.Σ. με Α.Δ.Α.
• Έκδοση-Συμπλήρωση-Υπογραφή εντύπου «ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΚΑΤΑΔΙΚΗΣ ΥΛΙΚΩΝ ΕΛΚΕ»
• Συλλογή και απόρριψη των προς καταστροφή παγίων στους κατάλληλους χώρους.
• Αποχρέωση του πάγιου εξοπλισμού από το πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ.

Σχετικά με την υποχρεωτική έκδοση Δελτίου Αποστολής για την μεταφορά υλικών όταν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί αυτοκίνητο ιδιωτικής χρήσης ή μισθωμένο όχημα όπου αυτό προβλέπεται:

Πριν την αναχώρηση του μετακινούμενου θα πρέπει να αποστέλλεται η Αίτηση Μετακίνησης είτε με ανάθεση στον Πάπυρο στο Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής Επικεφαλής είτε με email στις κα Ροδοθέα Μουρελάτου r.mourelatou@gel.demokritos.gr  και κα Ελένη Γούλα e.goula@gel.demokritos.gr ώστε να εκδίδεται το σχετικό δελτίο αποστολής.

Ο μετακινούμενος πρέπει υποχρεωτικά για φορολογικούς λόγους να έχει μαζί του το Δελτίο Αποστολής ώστε σε περίπτωση ελέγχου να το επιδείξει.