Διαχείριση Έργων
1.Τι χρειάζεται για τη δημιουργία ενός έργου;
Για τη δημιουργία ενός έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ το έντυπο “Αίτηση Δημιουργίας-Ανανέωσης Έργου μέσω ΕΠ.ΕΡ.”.
Επισυνάπτονται:
Προσοχή
2.Ποια είναι τα απαραίτητα έγγραφα για την αποστολή ποσών σε συνεργαζόμενους φορείς;
Για την αποστολή ποσών σε συνεργαζόμενους φορείς έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ, Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων, η οποία υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. του έργου.
Επισυνάπτονται:
3.Τι χρειάζεται για την υποβολή/τροποποίηση ετήσιου προϋπολογισμού;
Για την τροποποίηση του ετήσιου προϋπολογισμού υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ υπηρεσιακό σημείωμα. Ο ετήσιος Προϋπολογισμός υποβάλλεται:
(α) Στις 31 Ιουλίου κάθε έτους και
(β) Στις 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους
Επισυνάπτεται:
Προσοχή
Σε περίπτωση μη υποβολής του ετήσιου προϋπολογισμού του έργου, δεν εκτελούνται πληρωμές για τις δαπάνες του έργου και αυτές θεωρούνται μη κανονικές.
4.Τι χρειάζεται για την υποβολή/τροποποίηση συνολικού προϋπολογισμού του έργου;
Η υποβολή του συνολικού προϋπολογισμού συμπεριλαμβάνεται στην “Αίτηση Δημιουργίας-Ανανέωσης Έργου μέσω ΕΠ.ΕΡ.” η οποία υποβάλλεται για την δημιουργία των νέων έργων.
Για την αναμόρφωση του συνολικού προϋπολογισμού υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ υπηρεσιακό σημείωμα.
Σε περίπτωση τροποποίησης του συνολικού προϋπολογισμού (αύξηση ή μείωση), ο/η Ε.Υ. υποβάλλει συμπληρωμένο Έντυπο «Αίτηση δημιουργίας-ανανέωσης Έργου» μέσω ΕΠ.ΕΡ. για έγκριση από το ΔΣ.
Προσοχή
Υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. από τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου.
Συνοδεύεται από τα σχετικά έγγραφα που τεκμηριώνουν της τροποποίησης.
5.Τι χρειάζεται για την περάτωση ενός έργου;
Για την περάτωση ενός έργου, έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ, αίτημα περάτωσης έργου του/της Ε.Υ. για έγκριση από το Διοικητικό Συμβούλιο, το οποίο περιλαμβάνει την αναφορά στην ολοκλήρωση του έργου και τις τελικές δαπάνες.
Προσοχή
Για την μεταφορά του αδιάθετου ταμειακού υπολοίπου του έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ, Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων, η οποία υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. του έργου.
Επισυνάπτεται: απόφαση του Δ.Σ. για μεταφορά σε «Εσωτερικό Έργο χρηματοδοτούμενο από ταμειακά διαθέσιμα Έργων/προγραμμάτων».
Προσοχή
Απαραίτητη προϋπόθεση για την περάτωση του έργου είναι το κλείσιμο ενδεχόμενων δανειακών υποχρεώσεων του έργου καθώς και η αίτηση ανακλήσεων που μπορεί να υπάρχουν για πιθανές δεσμεύσεις του έργου.
6.Τι είναι το εσωτερικό έργο και πώς μπορώ να αιτηθώ τη δημιουργία του;
Το εσωτερικό έργο αποτελεί μια νέα ερευνητική πρόταση του Ε.Υ. με φυσικό και οικονομικό αντικείμενο. Η χρηματοδότηση του γίνεται από ταμειακά υπόλοιπα παλιότερων έργων του ίδιου Ε.Υ. ή της ίδιας ερευνητικής ομάδας του ινστιτούτου, που έχουν λήξει. Για τη δημιουργία εσωτερικού έργου, έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ το έντυπο “Αίτηση Δημιουργίας-Ανανέωσης Έργου μέσω ΕΠ.ΕΡ.”.
Κάθε επιστημονικός υπεύθυνος (εκτός ΙΔΟΧ) μπορεί να έχει μοναδικό εσωτερικό έργο.
7.Ποια είναι η σύνθεση της επιτροπής αξιολόγησης προσωπικού;
Για την συγκρότηση της τριμελούς Επιτροπής Αξιολόγησης ο/η Ε.Υ. προτείνει τρία τακτικά και τρία αναπληρωματικά μέλη προερχόμενα από το ερευνητικό και διοικητικό προσωπικό του ΕΚΕΦΕ “Δ”. Ως τακτικό μέλος της Επιτροπής ορίζεται ο/η Ε.Υ., ο/η οποίος/α ασκεί χρέη Προέδρου.
8.Τι χρειάζεται για την υποβολή & τροποποίηση ομάδας έργου;
Η υποβολή ομάδας έργου συμπεριλαμβάνεται στην “Αίτηση Δημιουργίας-Ανανέωσης Έργου μέσω ΕΠ.ΕΡ.” η οποία υποβάλλεται για την δημιουργία των νέων έργων.
Για την τροποποίηση μιας ομάδας έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Διαχείριση και Παρακολούθηση Έργων Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ υπηρεσιακό σημείωμα.
Προσοχή
Υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. από τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου.
Υποβολή αιτήματος από τον/την Διευθυντή/ντρια έγκρισης πρότασης. Στοιχεία που υποβάλλονται:
Έγκριση από το ΔΣ
Αποστολή «Αίτησης δημιουργίας-ανανέωσης Έργου μέσω ΕΠ.ΕΡ»
Προσοχή
Σημείωση:
Σε όλα τα Έργα, πλην της περίπτωσης των Έργων Υποστήριξης και Κάλυψης λειτουργικών αναγκών του Κέντρου ο/η Ε.Υ. υποβάλλει :
Επιπλέον, για τις κατηγορίες:
Απαιτούνται τα εξής:
Σημείωση:
Στο πλαίσιο εκτέλεσης έργων παροχής εξειδικευμένων ερευνητικών υπηρεσιών, για ποσά καθαρής αξίας 2.500 ευρώ και άνω ανά Ανάδοχο, απαιτείται η σύναψη σύμβασης παροχής εξειδικευμένων ερευνητικών υπηρεσιών σύμφωνα με το εκάστοτε εγκεκριμένο από το ΔΣ πρότυπο.
Τεχνικό δελτίο έργου
Προσοχή
Το αίτημα υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. και τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου.
ΣΥΝΟΛΙΚΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ
Προσοχή
Υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. από τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου.
Συνοδεύεται από τα σχετικά έγγραφα που τεκμηριώνουν της τροποποίησης.
Κατηγορίες δαπανών του Προϋπολογισμού
Οι κύριες ομάδες δαπανών του προϋπολογισμού των Έργων, η αναλυτική κατηγοριοποίηση των οποίων αποτυπώνεται στην εγκεκριμένη Φόρμα Ετήσιου Προϋπολογισμού, είναι ενδεικτικά οι εξής:
Α. ΑΜΟΙΒΕΣ
α. Οι πρόσθετες αμοιβές όσων συμμετέχουν και αμείβονται από το Έργο σύμφωνα με τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία,
β. Οι αμοιβές προσωπικού που απασχολείται με σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου, με σύμβαση ανάθεσης έργου ή συμβάσεις ευκαιριακής απασχόλησης (με τίτλο κτήσης).
Β. ΛΟΙΠΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ
α. Λοιπές δαπάνες συντήρησης υποδομών, εξοπλισμού ή οποιεσδήποτε άλλες αναγκαίες για την εκτέλεση του Έργου δαπάνες (μισθώσεις ακινήτων, μεταφορικών μέσων, μικροέξοδα κ.α.),
β. Αμοιβές υπεργολάβων.
Γ. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ
Οι δαπάνες για μετακινήσεις των μελών της ομάδας έργου στο εσωτερικό και εξωτερικό για τις ανάγκες του Έργου.
Δ. ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ
Οι δαπάνες για την προμήθεια εξοπλισμού και αναλωσίμων και για την εκτέλεση εργασιών που είναι αναγκαίες για την υλοποίηση του Έργου. Οι αναθέσεις γίνονται σύμφωνα με τις διατάξεις που ορίζονται από την κείμενη νομοθεσία.
Ε. ΕΜΜΕΣΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ
Έμμεσες δαπάνες που αφορούν την παρακράτηση έως 25% για τις ανάγκες λειτουργίας του Ε.Λ.Κ.Ε. και του ΕΚΕΦΕ “Δ” βάσει της κείμενης νομοθεσίας.
ΠΡΟΣΟΧΗ
Σε περίπτωση μη υποβολής του ετήσιου προϋπολογισμού του Έργου δεν δύναται να πραγματοποιηθούν δαπάνες στα πλαίσια του Έργου.
Σημείωση :
Σε περίπτωση τροποποίησης του ετήσιου προϋπολογισμού του Έργου τροποποιείται και η αντίστοιχη απόφαση ανάληψης υποχρέωσης, σύμφωνα με τον αναμορφωμένο προϋπολογισμό του Έργου.
Προσοχή
Καμία δαπάνη σε βάρος του προϋπολογισμού ενός Έργου δεν εκτελείται πριν την ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης Ετήσιου προϋπολογισμού στο πρόγραμμα «ΔΙΑΥΓΕΙΑ» ή καθ’ υπέρβαση αυτής.
Ταμειακή διευκόλυνση από τα Ταμειακά Διαθέσιμα του Ε.Λ.Κ.Ε.
Προσοχή
Υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. και τον/την Διευθυντή/ντρια του Ινστιτούτου
Στο αίτημα ορίζονται: (α) το ποσό, (β) η αιτιολογία χορήγησης και (γ) η εκτιμώμενη προθεσμία επιστροφής.
Σημείωση :
Η επιστροφή της ταμειακής διευκόλυνσης πραγματοποιείται με δέσμευση του ποσού της πρώτης μετά την χορήγηση ταμειακής εισροής κονδυλίων από τον ΕΛΚΕ.
Αιτήματα ταμειακής διευκόλυνσης απορρίπτονται εφόσον, για οποιανδήποτε λόγο, δεν έχει επιστραφεί προηγούμενη χορηγηθείσα ταμειακή διευκόλυνση προς το ίδιο Έργο. Κατ’ εξαίρεση είναι δυνατή η έγκριση σχετικού αιτήματος εφόσον η ικανοποίηση αυτού επιβάλλεται από έκτακτες περιστάσεις.
Ταμειακή διευκόλυνση μεταξύ Έργων
Προσοχή
Υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. του έργου που αιτείται την Ταμειακή Διευκόλυνση και τον/την Διευθυντή/ντρια του Ινστιτούτου.
Υπογράφεται από τον/την Ε.Υ. του έργου που χορηγεί την Ταμειακή Διευκόλυνση και τον/την Διευθυντή/ντρια του Ινστιτούτου.
Η ταμειακή διευκόλυνση είναι δυνατή για την κάλυψη: (α) Έκτακτων και απρόβλεπτων δαπανών του Έργου μη δυνάμενων να καλυφθούν από τα ταμειακά διαθέσιμα του Έργου, (β) Δαπανών Έργου χρηματοδοτούμενου βάσει εξοφλημένων και πιστοποιημένων δαπανών και (γ) Δαπανών που εκκρεμούν λόγω αναίτιας καθυστέρησης εισροής χρηματοδότησης μη δυνάμενων να καλυφθούν από τα ταμειακά διαθέσιμα του Έργου.
Σημείωση :
Στο αίτημα ορίζονται: (α) το ποσό, (β) η αιτιολογία χορήγησης και (γ) το Έργο από το οποίο θα χορηγηθεί η ταμειακή διευκόλυνση.
Η ταμειακή διευκόλυνση ενεργείται κατά προτεραιότητα από:
Το ποσό της ταμειακής διευκόλυνσης επιστρέφεται με εντολή του/της Προϊσταμένου/ης οποίος/-α, κατά την πρώτη ταμειακή εισροή στο Έργο που έλαβε την ταμειακή διευκόλυνση, παρακρατεί το ισόποσο και αποδίδει αυτό προς το Έργο που την χορήγησε.
Απόρριψη αιτήματος χορήγησης ταμειακής διευκόλυνσης
(α) Έχει καταβληθεί πλήρως η χρηματοδότηση του Έργου ή το υπόλοιπο αυτής είναι μικρότερο του αιτούμενου ποσού, λαμβανομένων υπόψη και των έτερων οικονομικών υποχρεώσεων του Έργου.
(β) Υποβάλλεται μετά τη λήξη της συμβατικής του διάρκειας (αρχικής ή κατά παράταση)
(γ) Προσκρούει σε όρο του Φορέα Χρηματοδότησης
Προσοχή
Απαγορεύεται η ταμειακή διευκόλυνση από συγχρηματοδοτούμενα Έργα που χρηματοδοτούνται μέσω ΠΔΕ.
Συνεργασίες μεταξύ Έργων
Στο πλαίσιο υλοποίησης ενός Έργου δύναται να εκτελούνται εξειδικευμένες εργασίες για τις ανάγκες άλλου Έργου /προγράμματος του ιδίου/ιδίας ή άλλου/ης Ε.Υ. έναντι αποζημίωσης του κόστους που αυτές επιφέρουν. Για την κάλυψη του κόστους αυτού η διαδικασία είναι η εξής :
Μεταφορά («Αποστολή») Κονδυλίων σε συνεργαζόμενους φορείς
Στην περίπτωση κατά την οποία το Κέντρο αναλαμβάνει το ρόλο του Συντονιστή ενός προγράμματος, για την αποστολή χρημάτων σε συνεργαζόμενους φορείς, όπως ορίζεται στη Σύμβαση Χρηματοδότησης, η διαδικασία είναι η εξής :
Σημείωση :
Σε περίπτωση που απαιτείται να πραγματοποιηθεί αποστολή χρημάτων σε περισσότερους από ένα συνεργαζόμενο φορέα :
Στην εντολή διαχειριστικών πράξεων αναφέρεται το συνολικό ποσό
Επισυνάπτεται αναλυτική κατάσταση με τα ποσά και τα τραπεζικά στοιχεία IBAN κλπ των δικαιούχων αντισυμβαλλομένων,
Προσκομίζεται υποχρεωτικά η φόρμα FI (Financial identification) υπογεγραμμένη από τον φορέα και την Τράπεζα για την επαλήθευση του δικαιούχου φορέα σύμφωνα με τους κανόνες του εκάστοτε φορέα χρηματοδότησης.
Προσοχή
Συνοδεύονται από την έκθεση ελέγχου ορκωτού λογιστή όπου απαιτείται βάσει συμβολαίου ή/και απόφασης και τα παραστατικά της ανωτέρω έκθεσης.
Αποστολή Αιτήματος Περάτωσης Έργου στο “Γραφείο Διαχείρισης και Παρακολούθησης Έργων” μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ.
Προσοχή
Έκδοση απόφασης για την περάτωση του έργου από το ΔΣ.
Υποβολή εντολής από τον/την Ε.Υ. για μεταφορά τυχόν υπολοίπων σε Εσωτερικό Έργο χρηματοδοτούμενο από ταμειακά διαθέσιμα Έργων/προγραμμάτων.
Σημείωση :
Σε περίπτωση που ο/η Ε.Υ. δεν έχει Εσωτερικό Έργο χρηματοδοτούμενο από ταμειακά διαθέσιμα Έργων/προγραμμάτων και εφόσον ανήκει στο τακτικό προσωπικό του Κέντρου, μπορεί παράλληλα με το αίτημα περάτωσης να αιτηθεί προς το Δ.Σ. τη διάθεσή αυτών για τη δημιουργία νέου Έργου με αντικείμενο τη χρηματοδότηση ερευνητικών δραστηριοτήτων του/της Ε.Υ. και της ομάδας του. Ομοίως, o/η Ε.Υ. μπορεί να αιτηθεί την διάθεση αυτών σε Εσωτερικό Έργο χρηματοδοτούμενο από ταμειακά διαθέσιμα Έργων/προγραμμάτων μέλους της Ερευνητικής ομάδας του. Επισημαίνεται ότι το πρόσωπο αυτό δεν μπορεί να οριστεί ως Ε.Υ. σε περισσότερα από ένα Εσωτερικά Έργα.
Σε περίπτωση που ο/η Ε.Υ. δεν ανήκει στο τακτικό προσωπικό του Φορέα, υποβάλλει αίτημα για μεταφορά τυχόν υπολοίπων σε αντίστοιχο Εσωτερικό Έργο χρηματοδοτούμενο από ταμειακά διαθέσιμα Έργων/προγραμμάτων μέλους της Ερευνητικής ομάδας του.
Η οικονομική διαχείριση των Έργων που δημιουργούνται σύμφωνα με τα οριζόμενα στην προηγούμενη παράγραφο πραγματοποιείται σε ετήσια βάση και έχουν διάρκεια έως τρία (3) έτη. Στις επιλέξιμες δαπάνες τους δεν περιλαμβάνονται πρόσθετες αμοιβές. Εντός της 3ετίας ο/η Ε.Υ. οφείλει να έχει ολοκληρώσει τις συμβατικές και διαχειριστικές υποχρεώσεις του έργου και με την λήξη της περιόδου αυτής αιτείται την Δημιουργία νέου Εσωτερικού Έργου χρηματοδοτούμενου από ταμειακά διαθέσιμα Έργων/προγραμμάτων
Εφόσον το αδιάθετο ταμειακό υπόλοιπο περατωμένων Έργων δεν αποδίδεται στον Φορέα Χρηματοδότησης κατά τους Όρους Χρηματοδότησης, το Δ.Σ. με απόφασή του μπορεί να το εντάξει στα ταμειακά διαθέσιμα του Φορέα υπό τις προϋποθέσεις ότι: