Συντάσσεται από τον Ε.Υ. Αίτημα Απαλλαγής ΦΠΑ προς τη ΔΟΥ, στο οποίο αναγράφονται κατ’ ελάχιστο τα κάτωθι: βασικά στοιχεία του έργου από το οποία θα γίνει η χρηματοδότηση, πληροφορίες για την εκπαιδευτική δραστηριότητα (τόπος και χρόνος διεξαγωγής, αριθμός συμμετεχόντων, κόστος ανά συμμετέχοντα, φύση δαπανών). Το αίτημα υποβάλλεται  μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ προς τον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ προκειμένου να διαβιβαστεί προς τη Δ.Ο.Υ.

Προσοχή

Απαιτείται τεκμηρίωση του αιτήματος απαλλαγής ΦΠΑ βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας.

Με το άνοιγμα του έργου υποβάλλεται στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ μεταφρασμένο το Grant Agreement του έργου/προγράμματος στην Ελληνική Γλώσσα.

Υποβάλλεται Αίτηση Προμήθειας και Ανάθεσης προς τον ‘ΕΛΚΕ Ανάληψη Υποχρέωσης Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ με την ένδειξη Διαδικασία Απαλλαγής Φ.Π.Α : «ΝΑΙ» στην οποία επισυνάπτεται η αναλυτική προσφορά του προμηθευτή και το Grant Agreement του έργου/ προγράμματος μεταφρασμένο στην Ελληνική Γλώσσα ως προς τους Οικονομικούς Όρους.

Οι διατάξεις της ΠΟΛ.1128/97 για την απαλλαγή από το ΦΠΑ, εφαρμόζονται κατά την προμήθεια μηχανολογικού ή λοιπού εξοπλισμού και την παροχή υπηρεσιών που αφορούν την εγκατάσταση του εξοπλισμού και την αγορά λογισμικού, οι οποίες είναι απαραίτητες για την εκτέλεση της σύμβασης, κατά το ποσοστό που συμμετέχει στη χρηματοδότηση του προγράμματος η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Εφόσον πληρούνται τα οριζόμενα στην ΠΟΛ1128/1997, αποστέλλονται τα σχετικά έγγραφα από το Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης- Λογιστικής του ΕΛΚΕ στην αρμόδια για την απαλλαγή Δ.Ο.Υ.

Μετά την έγκριση της απαλλαγής του ΦΠΑ πραγματοποιείται η τιμολόγηση από τον προμηθευτή και το τιμολόγιο προσκομίζεται το συντομότερο στο Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης – Λογιστικής με σκοπό υποχρεωτικά εντός (1) μήνα από την έκδοση του να μεταβιβάσει αντίγραφο του στην αρμόδια Δ.Ο.Υ.

Τέλος, υποβάλλεται Υπηρεσιακό Σημείωμα Έναρξης Καλής Λειτουργίας Εξοπλισμού προς τον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ με το οποίο γνωστοποιείται ο χρόνος έναρξης χρησιμοποίησης των επενδυτικών αγαθών. Η γνωστοποίηση από το Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης – Λογιστικής προς την αρμόδια Δ.Ο.Υ.  πρέπει να γίνει εντός 10 ημερών από την έναρξη χρησιμοποίησης των επενδυτικών αγαθών.

Προσοχή

Η διαδικασία απαλλαγής ΦΠΑ, εφαρμόζεται για την προμήθεια μηχανολογικού ή λοιπού εξοπλισμού και την παροχή υπηρεσιών που αφορούν την εγκατάσταση του εξοπλισμού και την αγορά λογισμικού, οι οποίες είναι απαραίτητες για την εκτέλεση της σύμβασης, κατά το ποσοστό που συμμετέχει στη χρηματοδότηση του προγράμματος η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
Στο ποσοστό που δεν συμμετέχει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, αλλά χρηματοδοτείται από το Δημόσιο ή από άλλο φορέα εμπεριέχεται κανονικά ΦΠΑ.

Σημείωση: Σε περίπτωση μη τήρησης των ως άνω υποχρεώσεων γνωστοποίησης προς τη Δ.Ο.Υ. προβλέπεται η επιβολή προστίμων σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο άρθρο 7 της ΠΟΛ 1128/08-04-1997.

Αποστολή Υπηρεσιακού Σημειώματος από τον/την Ε.Υ. για έκδοση Εγγυητικής Επιστολής στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’ μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ.

Προσοχή

• Συμπληρώνεται άμεσα την ημέρα κοινοποίησης της Απόφασης Ανάθεσης.
• Συνημμένα έγγραφα : Απόφαση Ανάθεσης, δείγμα της Σύμβασης εφόσον υπάρχει και Υπόδειγμα Εγγυητικής Επιστολής.

Αποστολή της αίτησης έκδοσης Εγγυητικής Επιστολής στην Τράπεζα με συνημμένα όλα τα σχετικά έγγραφα.

Επιστροφή από την Τράπεζα Υποδείγματος Εγγυητικής Επιστολής και έλεγχος αυτής.

Υπογραφή Νομίμου Εκπροσώπου.

Σύνταξη ‘Σύμβασης για την έκδοση Εγγυητικής Επιστολής’ και ‘Σύμβασης Ενεχυρίασης Κατάθεσης’, υπογραφή από τον/την νόμιμο εκπρόσωπο και αποστολή στην Τράπεζα για έκδοση Εγγυητικής επιστολής.

Παραλαβή Εγγυητικής Επιστολής και Παράδοση στον/στην Ε.Υ. από το Γραφείο του Λογιστηρίου.

Αποστολή “ΕΝΤΟΛΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΛΚΕ” στο “Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστήριο Επικεφαλής” μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας διακίνησης εγγράφων ΠΑΠΥΡΟΣ.

Προσοχή 

• Συμπλήρωση όλων των απαραίτητων στοιχείων: Έργο, Ποσό, Είδος Τιμολογίου, Πλήρη Στοιχεία Δικαιούχου, Αιτιολογία Παραστατικού, Άλλη Πληροφορία.
  Σημείωση: Στο πεδίο “Άλλη Πληροφορία” αναγράφονται πλήρη στοιχεία επικοινωνίας με τον πελάτη ή/και το εργαστήριο.
• Υπογραφή από τον/την Ε.Υ. του Έργου.
• Έκδοση του παραστατικού.
• Παραλαβή Παραστατικού (πρωτότυπο και αντίγραφο) από τον Ε.Υ.

Σημείωση: Η εντολή συνοδεύεται με τα απαραίτητα ανά περίπτωση δικαιολογητικά, τα οποία δύναται να αποσταλούν και με ηλεκτρονικό μήνυμα εφόσον δεν χρειάζονται τα πρωτότυπα.

• Αποστολή Υπηρεσιακού Σημειώματος από τον υπάλληλο ή/και συνεργάτη του Κέντρου ο οποίος ζητά να ενημερωθεί για τα πάγια με τα οποία είναι χρεωμένος στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’.Προσοχή
• Υπογράφεται από τον/την αιτών/ουσα και από τον/την Διαχειριστή/στρια του Ινστιτούτου ή της Οργανικής Μονάδας.
• Αποστολή της σχετικής λίστας, ύστερα από επεξεργασία στον/στην ενδιαφερόμενο/νη.

• Αποστολή Υπηρεσιακού Σημειώματος από τον/την χρησιούχο παγίων ο οποίος επιθυμεί λόγω συνταξιοδότησης, ή για οποιαδήποτε άλλη αιτία να αποχρεωθεί το/τα πάγια με τα οποία είναι χρεωμένος/-νη στον ‘ΕΛΚΕ Ταμειακή Διαχείριση – Λογιστήριο Επικεφαλής’.                                                          Προσοχή
• Αναγράφεται ο Κωδικός Παγίου.
• Υπογράφεται από τους: Παλαιό/ά χρησιούχο, Νέο/α χρησιούχο, Διαχειριστή/στρια του Ινστιτούτου ή της Οργανικής Μονάδας και Διευθυντής/τρια του Ινστιτούτου.
• Επεξεργασία, Αλλαγή και Ενημέρωση του μηχανογραφικού Συστήματος.

• Κάλεσμα από το γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης –Λογιστικής του ΕΛΚΕ ,  μέσω mail, στους Διαχειριστές των Ινστιτούτων να σταλεί αίτημα μέσω Παπύρου για την αποστολή με  λίστες παγίων ανά Ινστιτούτο προκειμένου να  ελεγχθούν τα ακατάλληλα και μη επισκευάσιμα πάγια προς καταστροφή.
• Συγκρότηση τριμελούς επιτροπής ανά Ινστιτούτο ,με απόφαση ΔΣ, καταρτιζόμενη από τον/την Διευθυντή/τρια του Ινστιτούτου και 2 ακόμα μέλη του Ινστιτούτου.
• Συλλογή των παγίων προς καταστροφή με τον αντίστοιχο κωδικό που αναγράφεται στην κατάσταση που έχει κοινοποιηθεί από το αρμόδιο γραφείο του ΕΛΚΕ.
• Αιτιολογημένη γνωμοδότηση προς το Δ.Σ., συνοδευόμενη από την αναλυτική κατάσταση των προς καταστροφή παγίων.
• Έπειτα από την έγκριση του Δ.Σ. ακολουθεί αντίστοιχη  απόφαση Δ.Σ. με Α.Δ.Α.
• Έκδοση-Συμπλήρωση-Υπογραφή εντύπου «ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ ΚΑΤΑΔΙΚΗΣ ΥΛΙΚΩΝ ΕΛΚΕ»
• Συλλογή και απόρριψη των προς καταστροφή παγίων στους κατάλληλους χώρους.
• Αποχρέωση του πάγιου εξοπλισμού από το πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ.

Σχετικά με την υποχρεωτική έκδοση Δελτίου Αποστολής για την μεταφορά υλικών όταν πρόκειται να χρησιμοποιηθεί αυτοκίνητο ιδιωτικής χρήσης ή μισθωμένο όχημα όπου αυτό προβλέπεται:

Πριν την αναχώρηση του μετακινούμενου θα πρέπει να αποστέλλεται η Αίτηση Μετακίνησης είτε με ανάθεση στον Πάπυρο στο Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής Επικεφαλής είτε με email στις κα Ροδοθέα Μουρελάτου r.mourelatou@gel.demokritos.gr  και κα Ελένη Γούλα e.goula@gel.demokritos.gr ώστε να εκδίδεται το σχετικό δελτίο αποστολής.

Ο μετακινούμενος πρέπει υποχρεωτικά για φορολογικούς λόγους να έχει μαζί του το Δελτίο Αποστολής ώστε σε περίπτωση ελέγχου να το επιδείξει.

ΕΝΤΟΛΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΛΚΕ