Παρακάτω παρατίθεται η διαδικασία - μεθοδολογία που θα ακολουθείται από τον ΕΛΚΕ σε θέματα είσπραξης οφειλών προς το Κέντρο.
- Ο ΕΛΚΕ/Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής έχει την ευθύνη να φροντίσει με τη συμβολή του Επιστημονικού Υπευθύνου και με κάθε δυνατό τρόπο για την ανεύρεση των στοιχείων επικοινωνίας με το λογιστήριο του εκάστοτε συμβαλλομένου (email, τηλέφωνο, ονοματεπώνυμο) για την συμφωνία του λογιστικού υπολοίπου, τα οποία θα πρέπει να αναγράφονται στην Εντολή Διαχειριστικών Πράξεων.
- Για τους συμβαλλόμενους ως προς τους οποίους υφίσταται ενεργή σύμβαση, θα ελέγχονται οι όροι πληρωμής/εξόφλησης και η οικονομική ροή της σύμβασης θα παρακολουθείται απευθείας από τον ΕΛΚΕ/Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής, για τον έλεγχο τήρησης των συμβατικώς συμφωνηθέντων ως προς τις απαιτήσεις του Κέντρου. Για το λόγο αυτό καθίσταται αναγκαίο σε κάθε σύμβαση να αναφέρεται διακριτά το συνολικό τίμημα και ο τρόπος εξόφλησης.
- Στις περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει σύμβαση, ο ΕΛΚΕ/Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής σε συνεννόηση με τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και τον εκάστοτε συμβαλλόμενο θα συμφωνεί, πριν την έκδοση του τιμολογίου, για τυχόν χορηγηθείσα χρονική προθεσμία πίστωσης, η οποία δεν μπορεί να υπερβαίνει τις σαράντα πέντε (45) ημερολογιακές ημέρες. Ισόχρονη παράταση είναι ωστόσο δυνατή μετά από αιτιολογημένη εισήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου και σχετική απόφαση έγκρισης του Διοικητικού Συμβουλίου.
- Πριν τη λήξη της χορηγηθείσας χρονικής πίστωσης ο ΕΛΚΕ/Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης- Λογιστικής θα επικοινωνεί γραπτώς με το λογιστήριο του εκάστοτε συμβαλλόμενου προς υπενθύμιση της απαίτησης, ενημερώνοντας ταυτόχρονα και τον εκάστοτε Επιστημονικό Υπεύθυνο, ώστε να γνωρίζει ότι επίκειται πληρωμή.
- Σε περίπτωση μη συμφωνίας ή/και μη είσπραξης των οφειλών, ο ΕΛΚΕ/Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής θα προβαίνει στην εκχώρηση της απαίτησης προς τη ΔΟΥ, ενημερώνοντας γραπτώς τον Επιστημονικό Υπεύθυνο.
- Ο ΕΛΚΕ/Γραφείο Ταμειακής Διαχείρισης-Λογιστικής/Λογιστήριο θα έχει την ευθύνη τήρησης των παραπάνω διαδικασιών. Αρμόδιες συνεργάτιδες για το σκοπό αυτό, ορίζονται οι :
- Μαυροπούλου Κυριακή: k.mavropoulou@gel.demokritos.gr 210-650 3061
- Μουρελάτου Ροδοθέα: r.mourelatou@gel.demokritos.gr 210-650 3061
